Description sommaire

Sous la responsabilité du directeur du service, du chef de division ou du chef de section, l’agent de bureau 2 agit en soutien au personnel et contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du service. Il traite et s’assure du suivi des demandes de renseignements, des questions courantes et des requêtes des citoyens et des divers services. L’agent de bureau 2 peut-être appelé à effectuer des remplacements au poste d’agent de services aux citoyens.

1. Formation

- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ;

- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique (atout).

2. Expériences

- Expérience minimale de 1 année dans un emploi similaire.

3. Connaissances

- Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) ;

- Connaissance des logiciels SIG et PG solutions (atout).

4. Autres

- Maîtrise du français parlé et écrit.

5. Compétences et qualités personnelles

- Capacité d’analyse ;

- Savoir transmettre de l’information ;

- Communications interpersonnelles ;

- Souci du détail ;

- Être organisé ;

- Orientation vers l’action ;

- Orientation vers la clientèle.

1. Tâches opérationnelles

1.1. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et donner les informations, référer les appels aux personnes concernées et prendre les messages ;

1.2. Accueillir les visiteurs qui se présentent dans les bureaux, s’enquérir du but de leur visite, les diriger vers la personne susceptible de les aider, fournir des renseignements nécessaires aux différentes demandes ;

1.3. Rechercher, collecter et valider les informations nécessaires au traitement, à la conception et à la rédaction de rapports, de facturations et de correspondance et assurer le suivi de divers dossiers ;

1.4. Élaborer, compiler et faire la saisie des données, des statistiques et d'autres renseignements, remplir des formulaires, des tableaux et tout autre document administratif, faire des calculs simples avec l’aide des logiciels disponibles et effectuer des recherches si nécessaire ;

1.5. Rédiger, préparer et traiter la correspondance, les sommaires décisionnels, divers rapports administratifs, les procès-verbaux, les notes de service, les réquisitions d’achats et autres à partir de brouillon ou d’un ensemble de données et selon les directives reçues ;

1.6. Contribuer au bon fonctionnement administratif et logistique du service en assurant la liaison avec les divers services de la municipalité en fonction des tâches opérationnelles ;

1.7. Estampiller, trier le courrier et donner suite à certains documents ;

1.8. Surveiller l’agenda et faire les arrangements qu’exige la tenue des réunions, conférences et autres ;

1.9. Collaborer à la préparation de l’échéancier des travaux réguliers, spéciaux ou projetés et faire respecter les échéanciers, ce qui implique le rappel des échéances aux personnes concernées ;

1.10. Effectuer le classement des documents et assurer le suivi et la tenue à jour de certains dossiers ;

1.11. Vérifier la papeterie, les fournitures du service et s’assurer qu’elles soient en quantité suffisante.

2. Autres

2.1. Respecter les exigences en matière de santé et sécurité du travail ;

2.2. Agir à titre d’intervenant lors de mesure d’urgence lorsque requis ;

2.3. Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.

Horaire de travail

La semaine régulière de travail est de x heures (x h) par semaine, réparties sur cinq (5) jours, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.

Date d’entrée en fonction ou Durée approximative du mandat

Réponse

Mandat temporaire pour la période estivale, s’échelonnant de mai ou juin 2026 jusqu’à la mi-septembre 2026.

Équité en emploi

La Ville de Vaudreuil-Dorion souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées sont invitées à mentionner leurs besoins spécifiques afin de prévoir les mesures d’accommodement pour le processus de sélection.

Autres renseignements

Il est entendu que la description d’une fonction reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description détaillée de toutes les tâches à accomplir.

Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates. Cependant, seules les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de sélection seront contactées. À des fins de sélection des candidatures, l’employeur se réserve le droit d’effectuer des entrevues, des examens, des échantillons de travail, des vérifications préemploi ou d’utiliser tous autres outils.

Par ailleurs, nous nous réservons le droit de rencontrer les candidats et candidates pendant la période d’affichage et de mettre fin au processus si nous trouvons le candidat ou la candidate qui répond à nos attentes.